Best.møde 25/9-11

Vikingeklubben Jomsborg

Referat af bestyrelsesmøde 21.september 2011

Mødet afholdt hos: Elisabeth Lidell

Mødeleder: Arne Christiansen

Til stede: Arne Christiansen, Birgitte Kure, Lillian Kjærholm, Sussi Schmidt

Lennart Gustafsen, Ole Hammer, Michael Tettinek, Elisabeth Lidell,

Ulla Harrits (rorgænger)

Afbud : Jørgen Nybo, Poul Mogensen

1. Godkendelse af referat af mødet den 16.august 2011:

Referatet godkendt

2. Godkendelse af dagsordenen:

Dagsordenen godkendt

3. Nyt fra formanden:

a) Filmoptagelsen på Den Permanente 25.august 2011 foregik ikke i overensstemmelse med den indgåede aftale mellem Jomsborg og filmselskabet. Det finder bestyrelsen utilfredsstillende. Forløbet har også givet anledning til kritik blandt medlemmer og medarbejdere.

På den baggrund vil bestyrelsen skriftligt rette henvendelse til filmselskabet om det utilfredsstillende forløb. Medlemshenvendelsen vil ligeledes blive besvaret.

Forud for evt. kommende optagelser vil filmselskabet blive anmodet om en præcis beskrivelse af optagelserne omfang samt behovet for udfoldelsesmuligheder. På den baggrund vil bestyrelsen vurdere, hvordan optagelserne kan foregå med skyldig hensyntagen til klubbens hverdagsliv og fotoregler. – Herefter vil medlemmer og medarbejdere i god tid forud for optagelserne blive orienteret om den indgåede aftale mellem Jomsborg (+ evt. Aarhus Kommune) og filmselskabet.

Bilag til bestyrelsesmødet vedlægges referatet.

b) Et medlem har henvendt sig med ønsket om, at det kan tillades, at man bader med badetøj. Bestyrelsen ønsker ikke at imødekomme.denne anmodning, idet klubbens regler fastslår, at man bader uden tøj.

c) Også i denne sæson har er været problemer med, at Kajak-Polo-Klubben, nu specielt i forbindelse med deres polterabend-arrangementer og besøg af efterskoler m.v., ikke har fået pointeret overfor deltagerne, at Jomsborgs faciliteter ikke må benyttes. Jomsborg har rettet henvendelse til Kommunen herom – Kommunen afholder møder med kajakklubben m.h.p. aftale om helt klare regler vedr. brugen af Den Permanente.

d) Et medlem har kritiseret, at formandens standerhejsningstale p.gr.a. ekstreme vejrforhold blev afholdt i læ for regn og rusk – og – tæt på de deltagende medlemmer. Medlemmet orienteres.

4. Nyt fra rorgænger:

To gange har indgangsdøren ikke reagerede på nøglekortene og dermed ikke kunnet åbnes. Fejlen er nu udbedret – og der arbejdes på at finde en løsning, der sikrer, at man i en tilsvarende situation under alle omstændigheder kan komme ud.

Der har været afholdt en vellykket åbningsfest. Gildemageren arbejder med at udforme forslag til en ny og mere hensigtsmæssig overdækning til det udendørs festområde. Sigtet er en overdækning, der er lettere at stille op og er mere stabil. – Arne og Ulla bemyndiges til at træffe beslutning både om projektets udformning og økonomi.

Orienterer fra nyligt afholdt personalemøde.

Mange medlemmer har givet udtryk for tilfredshed med at kunne henvise til ”De Sociale Spilleregler”, når medbadere lige har glemt klubbens omgangsform. På den baggrund ønsker Ulla, at alle klubbens skrevne og uskrevne regler for god adfærd på Jomsborg bliver let tilgængelige i klubben. Det kan knibe for nye medlemmer at huske alle informationerne fra introaftenerne. Hertil kommer, at ”gamle” medlemmer skal have mulighed for at holde sig orienteret om klubbens krav til god adfærd.

Informationsformidlingen vil blive drøftet på bestyrelsens seminar i november.

Umiddelbart er indtrykket, at mange fravælger tårnsaunaen på grund af, at temperaturen i en forsøgsperiode er sat op.

Et medlem rettede i sidste sæson henvendelse om muligheden for at lave saunagus. Bestyrelsen finder ikke et sådant arrangement forenligt med, at alle skal kunne bruge saunaerne, hvorfor der takkes nej. Gildemager er ej heller interesseret i at bruge et fuldmånearrangement hertil.

Mange ”gamle” medlemmer benytter Jomsborg før de har indbetalt sæsonens kontingent – og før deres kort er aktiveret.

Bestyrelsen præciserer, at man naturligvis først er medlem – med ret til at benytte Jomsborg -, når ens personlige nøglekort er aktiveret.

5 Nyt fra udvalgene

a) Nyt fra bygge-og vedligeholdelsesudvalget:

Da Jørgen ikke deltog i mødet blev det besluttet, at der på det forestående bestyrelsesseminar redegøres for forløbet med renoveringen af tårnsaunaen samt afleveringsforretningen. Ulla rundsender de bemærkninger, der tidligere er fremsendt til Bascon. Bemærkninger bestyrelsen i øvrigt har vedr. mangler o.lign, bedes snarest sendt til Jørgen og Ulla.

b) Velkoms/introduktionsudvalget:

Introduktionsaftenerne med nye medlemmer fungerer godt – der er god stemning og stor interesse.

”Tak for hjælp-aftenen” for introambassadørerne flyttes til den 04.10.11 umiddelbart efter kl. 19.00.

Nøglekontrollerne vil, som tidligere år, blive gennemført året igennem.

c) IT-udvalget:

Det videre arbejde med hjemmesiden afventer, at Poul er tilbage fra rejse.

d) Jomsborgfond-udvalget

Birgitte og Michael har gennemgået fundatsen og foreslår, at Fondens egenkapital øges til

kr. 200.000, hvilket bestyrelsen tilslutter sig. Endvidere, at Fonden får egentlig egen økonomi. Arne anmoder jurist om at vurdere de formelle krav før endelig vedtagelse.

Bedømmelsesudvalget blev suppleret med Lillian.

Retningslinierne for ansøgning ændres således, at der max. kan søges om 2/3 af de anslåede udgifter. Den resterende 1/3 skal dækkes af ansøgerens egne midler eller andre finansieringskilder.

Ad hoc udvalg

e) Sikkerhedsudvalget:

Michael ønsker at trække sig fra udvalget.

Arne kontakter Trygfonden for evt. gode henvisninger til ”redning fra vinterhav” og Ulla kontakter Kommunens livredningschef.

e) Seminarudvalget:

Bemandes med Arne, Ole, Lennart og Ulla

e) Studieturudvalget:

Bemandes med Arne, Elisabeth og Michael. Der skal på studieturen også være afsat tid til egentligt bestyrelsesarbejde.

e) Udpegning af VID-kontaktperson:

Vedkommende skal følge VIDs arbejde, og evt. deltage i enkelte møder.- Udpegningen sker på næste møde.

6) Økonomi- og budgetforhold:

Lønudgiften ikke helt retvisende, idet pligthuggerne hen over sommeren har haft overarbejde, som bestyrelsen bevilgede udbetalt.

Rorgængeren har ligeledes haft en del overarbejde, som primært ønskes afspadseret.

I et omfang dette ikke er muligt sker der udbetaling.

7) Bestyrelsens opgaver/årshjul mm:

På baggrund af bestyrelsens/Jomsborgs opgavebeskrivelse og årshjul udarbejder Arne et udkast til ansættelseskontrakt.

Opgavedelingen mellem bestyrelsen, rorgænger og medarbejdere drøftes på et lukket punkt – i forbindelse med bestyrelsens seminar.

Forslag til ændrede ansættelsesvilkår drøftes/forhandles med de berørte parter

Evt.:

Sussi påtager sig, sammen med et andet medlem, at se på en mulig forskønnelse af klubhusets daglige udsmykning.

For at imødegå,, at der for hyppigt pøses vand på ovnene, blev det vedtaget igen at forsyne saunaerne med timeglas.

Bilag til bestyrelsesmødet 21. september 2011-09-15

VEDR.: Filmoptagelsen torsdag 25. august 2011 på Den Permanente Badeanstalt

Efter aftale med Aarhus Kommune og bestyrelsen for Vikingeklubben Jomsborg har Miso Film fået lov til at gennemføre optagelse af en scene til TV-serien om Dicte – baseret på Elsebeth Egehoms kriminalromaner om journalisten Dicte Svendsen og hendes aktiviteter og liv i Aarhus.

Der er givet tilladelse til optagelse af den pågældende scene 25. august mellem kl. 8.00 og 14.00 på Den Permanente Badeanstalts Dameafdeling. Optagelserne vil fremstå, som Dicte er helt alene med to veninder på Badeanstalten.

Tilladelsen til at filme på Dameafdelingen er givet på den betingelse, at Jomsborgs regler for fotografering respekteres. Det vil sige, at optagelsen ikke må omfatte vinterbadeklubbens medlemmer.

Jomsborgs bestyrelse har erklæret sig indforstået med, at klubbens medlemmer i forbindelse med optagelsen kan blive anmodet om et vente et par minutter med at gå ind i – eller ud – af Badeanstalten.

Tilladelsen indebærer, at Miso Film i god tid forud via opslag skal orientere om filmoptagelsen.

Efter telefonisk forespørgsel i dagene umiddelbart forud for optagelsen har Miso film fået mulighed for – med respekt for klubbens hverdag – at benytte klublokalet til indtagelse af kaffe og/eller frokost.

I forlængelse af optagelsen 25. august er der fremført forskellige kritikpunkter, herunder også af forhold, der er Vikingeklubben Jomsborg uvedkommende, herunder bl.a. brug af offentlige parkeringspladser.

På baggrund af forløbet set i forhold til Jomsborgs interesser anbefales, at bestyrelsen i forbindelse med nye/opfølgende/endelige optagelser fortsat er positivt indstillet over for at Den Permanente Badeanstalt kan benyttes, men at optagelserne som minimum skal respektere:

• Klubbens regler for fotografering

• Klubbens hverdag

• Evt. særskilt indgåede aftaler om brug af klubhus el. lign.

Som udgangspunkt ses naturligvis helst, at optagelser finder sted på den tid at året, hvor Vikingeklubben Jomsborg ikke har brugsret om Herrebadet mm.